メモを取る人は仕事できない？言われる理由と対処法を徹底解説

仕事でメモを取ることは当り前だと思っていませんか？

メモを取ると後から見返せるし、忘れても思い出せますよね。

しかし、仕事中にメモを取っていると怒られる場合があります。

メモは社会人にとって当り前のスキルなのに、非難されると混乱しますよね。

実は、時と場合に応じたメモの取り方をしないと、「仕事ができない人」とみなされます

メモの取り方が間違っていれば、相手に不愉快な思いをさせてしまうかもしれません。

そこで今回は、「メモを取る人は仕事ができない」と言われる理由を解説するとともに、効果的なメモの取り方をご紹介します。

メモの取り方で怒られたことがある方は、ぜひ参考にしてください。

メモを取る人は仕事できないと言われる理由

ビジネスの現場では、メモを取る行為に対して否定的な意見を持つ人が少なくありません。

メモを取ることで作業効率が下がり、ビジネスパーソンとしての即応力や判断力が損なわれると考える傾向があるのです。

このような認識の背景には、複数の要因が絡み合っています。

迅速な判断や対応が遅れる

メモを取ることに時間を取られすぎて、即座の判断や行動が遅れがちになります。

メモを取る行為自体が脳のリソースを消費し、状況判断のスピードを低下させてしまうためです。

たとえば、上司からの急な指示に対して、メモを取ることに集中するあまり、すぐに行動を起こせない場面が発生します。

ビジネスシーンでは、即断即決が求められる場面も多いという現実があるのです。

会話の流れが遮られる

メモを取る動作によって、自然な対話のリズムが崩れてしまいます。

相手の話を書き留めようとする行為が、コミュニケーションの自然な流れを妨げてしまうからです。

具体的には、商談中にメモを取ろうとして会話が途切れ、クライアントとの関係構築に支障をきたすことがあります。

円滑なコミュニケーションには、適度な間合いとアイコンタクトが重要です。

集中力が散漫になるから

メモを取ることで、目の前の状況や会話の本質に対する注意力が低下します。

記録する行為と状況を理解する行為を同時に行うことで、脳の処理能力が分散されてしまうためです。

たとえば、会議中にメモを取ることに気を取られ、重要な非言語情報や場の空気を読み取れなくなってしまいます。

状況把握力の低下は、ビジネスにおける重大な問題となるのです。

情報の取捨選択ができない

すべての情報を書き留めようとする傾向があり、本質的に重要な情報を見極められません。

メモを取る習慣が、すべての情報を同じ重要度で扱う思考パターンを生み出してしまうためです。

具体的には、1時間の会議で10ページ以上のメモを取り、後で重要なポイントを見つけ出すのに時間がかかってしまうような状況が発生します。

情報過多の現代では、必要な情報を選び取る能力が不可欠といえるでしょう。

デジタルツールで代用できる

現代では、メモを手書きで取る必要性が著しく低下しています。

スマートフォンやタブレットなどのデジタルデバイスが、より効率的な情報記録手段を提供しているためです。

仮に会議の内容を記録する必要がある場合、ボイスレコーダーやAI文字起こしツールを使用することで、より正確かつ効率的に情報を残すことができます。

最新のテクノロジーを活用することが、現代のビジネスパーソンには求められています。

仕事ができる人はメモ魔と言われるワケ

一見非効率に思えるメモ取りですが、実は多くの優秀なビジネスパーソンがこの習慣を持っています。

彼らは単なる記録としてではなく、仕事の質を向上させるツールとしてメモを活用しており、その結果として高いパフォーマンスを発揮しているのです。

重要な情報を逃さない

会議や商談で交わされる重要な情報を確実に記録し、後の業務に活かすことができます。

人間の記憶力には限界があり、その場で聞いた情報の多くが時間とともに失われていってしまうためです。

たとえば、クライアントとの打ち合わせで出た細かな要望や修正点を漏れなくメモすることで、後のプロジェクト進行をスムーズに進めることができます。

正確な情報管理が、ビジネスの成功を左右するといえるでしょう。

タスク管理が得意

自分に与えられた仕事や期限を明確に把握し、効率的に業務を進めることができます。

メモを取る習慣が、タスクの可視化と優先順位付けを促進するためです。

具体的には、朝のミーティングで出た指示事項を時系列でメモし、締切順に並べ替えて効率的に仕事を進めていきます。

時間管理とタスク管理は、ビジネスパーソンに不可欠なスキルになるでしょう。

考えを整理できる

複雑な情報や問題を整理し、論理的な思考を展開することができます。

メモを取る行為自体が、情報の構造化と関連付けを促進する思考プロセスを伴うためです。

たとえば、プロジェクトの課題をメモに書き出し、原因と解決策を図式化することで、問題の本質を理解することができます。

物事を整理して考える力が、ビジネスの現場では重要なのです。

情報を共有しやすい

チーム内での情報共有や引き継ぎがスムーズに行えます。

メモという形で情報が視覚化され、他者に伝えやすい形で整理されるためです。

具体的には、休暇前に担当業務の状況をメモにまとめ、同僚に引き継ぐことで、業務の空白期間を最小限に抑えることができます。

組織全体の生産性向上には、円滑な情報共有が欠かせないのです。

振り返りができる

過去の経験や決定事項を正確に振り返り、次の行動に活かすことができます。

メモが過去の出来事や判断の記録として機能し、経験を具体的に振り返る機会になるからです。

仮に半年前のプロジェクトの進め方を確認したい場合、当時のメモを見返すことで、成功要因や改善点を具体的に思い出すことができます。

経験を次に活かせる人材が、ビジネスの現場では評価されるのです。

仕事でメモを取る人にありがちな性格

メモを取る習慣は、その人の性格特性と深く関連していることが多いとされています。

特に、仕事で成果を上げている人々に共通する性格的な特徴が、メモを取る行為と結びついているのです。

几帳面で整理整頓が得意

物事を秩序立てて管理し、整然と処理することを得意としています。

メモを取る習慣が、物事を体系的に整理したいという欲求の表れだからです。

たとえば、デスク周りの整理整頓が行き届いており、書類やデジタルファイルも決められた場所に適切に保管されています。

情報管理の基本は、整理整頓の習慣にあるといえるでしょう。

細かいことに気づく

周囲の変化や微妙な状況の違いを敏感に察知することができます。

メモを取る習慣が、物事を注意深く観察する姿勢を育てているためです。

具体的には、会議中の参加者の反応や態度の変化に気づき、それを記録することで、後の対応に活かすことができます。

詳細への気配りが、仕事の質を高めるのです。

計画的で準備を大切にする

先を見据えて行動し、必要な準備を怠らない傾向があります。

メモを取る行為が、将来の行動や必要な準備を意識するからです。

たとえば、プロジェクトの開始前に必要な準備項目をメモし、期限に余裕を持って段取りを組むことができます。

計画性は、仕事の成功率を高める重要な要素なのです。

責任感が強い

自分の担当業務に対して強い責任感を持ち、確実な遂行を心がけています。

メモを取る習慣が、与えられた責務を確実に果たそうとする意識の表れだからです。

仮に重要な指示を受けた際、その場でメモを取り、確認の質問をすることで、期待される成果を確実に達成しようとします。

責任感の強さは、信頼される人材の特徴といえるでしょう。

自己管理がしっかりしている

自分の行動や時間を適切にコントロールし、効率的に業務を進めることができます。

メモを取る習慣は、自己管理能力の高さと密接に関連しているためです。

具体的には、1日の予定や進捗状況を細かくメモし、時間配分を最適化しながら業務をこなしていきます。

自己管理能力の高さは、プロフェッショナルとして不可欠な要素になるでしょう。

仕事で効果的なメモの取り方5選

ビジネスシーンでは、ただメモを取るだけでなく、効率的で活用しやすいメモの取り方が重要です。

メモは仕事の生産性を向上させるツールとして機能すべきであり、そのためには適切な技術と方法論が必要となります。

重要なポイントだけ書く

すべての情報を書き留めようとせず、本質的に重要な情報だけを選んでメモします。

情報の取捨選択能力を養い、後で参照する際の効率性を高めるためです。

たとえば、1時間の会議であれば、結論と重要な決定事項、自分が担当するタスクに関する部分だけをメモに残します。

効率的な情報管理には、重要度による選別が不可欠です。

視覚的に整理する

箇条書きや図表、マインドマップなどを活用して、情報を視覚的に整理します。

人間の脳が視覚的な情報を効率的に処理し、記憶しやすい特性を持っているためです。

具体的には、プロジェクトの全体像を図式化したり、関連する項目を矢印でつないだり、重要度に応じて色分けをしたりします。

情報の構造化が、メモの有効活用につながるのです。

自分の言葉で書く

相手の言葉をそのまま書き写すのではなく、自分の理解に基づいて言い換えます。

内容の理解を深め、後で見返した時に素早く意味を思い出せるようにするためです。

たとえば、技術的な説明を受けた際、専門用語をそのまま書くのではなく、自分が理解できる表現に置き換えてメモします。

理解を伴うメモ取りが、実践的な知識の定着を促進するのです。

後で活用できるように分類する

メモの内容を適切なカテゴリーに分類し、検索や参照が容易な状態に整理します。

必要な情報に素早くアクセスできるようにし、メモの実用性を高めるためです。

仮にプロジェクトに関するメモであれば、「会議記録」「タスクリスト」「アイデア」「問題点」などのカテゴリーに分けて整理します。

体系的な情報管理が、業務効率の向上につながるのです。

目的に合わせてメモを取る

メモを取る目的を明確にし、それに適した形式や詳細度で記録します。

メモの効果を最大化し、後の活用場面に応じた最適な情報を残すためです。

具体的には、企画会議では新しいアイデアを中心に、進捗報告では数値や期限を重視してメモを取るなど、目的に応じて記録の仕方を変えます。

目的を意識したメモ取りが、ビジネスの成果を高めるでしょう。

メモを取るなと言われた時の対処法

ビジネスの現場では、メモを取ることに否定的な上司や同僚に遭遇することがあります。

このような状況に適切に対応し、自分の業務品質を維持しながら、周囲との良好な関係を保つことが重要です。

メモの重要性を説明する

自分がメモを取る理由と、それによって得られるメリットを相手に説明してください。

メモを取る行為が単なる習慣ではなく、業務の質を向上させる重要なツールであることを理解してもらうためです。

たとえば、過去のメモを見せながら、それによって防げたミスや改善できた業務プロセスについて具体的に説明します。

相手の理解を得ることが、働きやすい環境づくりの第一歩なのです。

適切なタイミングで取る

状況や場面に応じて、メモを取るタイミングを適切に選択します。

周囲への配慮を示しながら、必要な情報は確実に記録するバランスを取るためです。

具体的には、重要な指示を受けた直後や、会議の区切りの良いタイミングでメモを取るようにします。

場の空気を読みながら行動することで、円滑な人間関係を築くのです。

デジタルツールを使う

スマートフォンやタブレットなどのデジタル機器を活用して、さりげなく情報を記録します。

従来の手書きメモと比べて、より自然に、かつ効率的に情報を記録できるためです。

たとえば、音声メモ機能を使用したり、キーボード入力でサッと記録したり、会議録作成アプリを活用したりします。

テクノロジーの活用が、新しい働き方を可能にするといえるでしょう。

他の方法で情報を整理する

メモ以外の方法で必要な情報を記録し、整理します。

周囲の理解を得やすい方法を選択しつつ、必要な情報は確実に残すためです。

仮に会議であれば、議事録作成の担当を申し出たり、チームで共有できるオンラインツールを活用したりします。

柔軟な対応力が、ビジネスパーソンには求められているのです。

メモを取らない理由を理解する

相手がメモを取ることに否定的な理由や背景を理解し、分析します。

相手の立場や考え方を理解することで、より適切な対応方法を見出すためです。

具体的には、上司が「メモを取る時間があれば考えることに集中してほしい」と考えているなら、その意図を踏まえた上で対話を進めます。

メモを取らない理由を理解することで、相手の気持に寄り添えるでしょう。

仕事のメモに関するよくある疑問

ビジネスシーンでのメモ取りについては、様々な疑問や悩みが存在します。

効率的な業務遂行とメモの活用方法について、多くのビジネスパーソンが直面する課題に対する理解を深めることが重要です。

メモを取りすぎる新人には注意するべき？

過度なメモ取りは、業務効率の低下や成長機会の損失につながる可能性があります。

メモを取ることに気を取られすぎて、実際の業務遂行や状況判断の能力が育たない恐れがあるためです。

たとえば、簡単な作業手順も必ずメモを見ないと実行できない、上司の指示を理解する前にすべてをメモしようとする、といった行動が見られます。

新人の成長には、適度なメモ活用と実践的な経験のバランスが重要なのです。

メモを取る人・取らない人どっちが多い？

職種や業界、企業文化によって、メモを取る習慣を持つ人の割合は大きく異なります。

業務の性質や求められるスキル、組織の特性によって、情報管理の方法が異なってくるためです。

具体的には、クリエイティブな職種では自由なメモの活用が推奨される一方、製造現場では標準化されたチェックリストが重視されます。

業務特性に応じた情報管理方法の選択が必要なのです。

メモを取る時間がない場合はどうする？

緊急性の高い状況では、キーワードのみを記録するなど、最小限の情報記録に留めます。

限られた時間内で必要最低限の情報を確実に残し、後で詳細を補完できるようにするためです。

たとえば、急な電話での指示を受けた際は、日時、担当者、主要なポイントだけをメモし、後で確認の連絡を入れます。

状況に応じた柔軟な対応が、ビジネスの基本スキルといえるでしょう。

メモ魔はうざいし無能だと避難されたら？

周囲からの否定的な評価に対して、冷静に自身のメモ活用方法を見直します。

メモを取る行為自体ではなく、その方法や頻度に改善の余地がある可能性があるためです。

仮に、会議中に頻繁にメモを取ることで指摘を受けた場合、要点のみを記録するよう心がけ、会議後に詳細を整理します。

建設的な対応が、専門性の向上につながるのです。

話しながらメモを取るコツは？

会話の本質を理解しながら、最小限の動作で必要な情報を記録します。

コミュニケーションの質を保ちながら、重要な情報を逃さないバランスを取るためです。

具体的には、アイコンタクトを維持しながら、キーワードだけをサッとメモしたり、相手の話の間に手短にメモを取ったりします。

効果的なコミュニケーションスキルが、ビジネスの成功を支えるのです。

職場でメモばかり取っていた同僚の話

筆者が入社した会社に、常にメモを取っていた先輩がいました。

端から見ると真面目だと思う一方で、当時の部長はメモを取る行為を嫌います。

それもそのはず、先輩は会議中もずっとメモを取っていて、時には会話が途切れることもあったからです。

しかし、半年後にある大きなプロジェクトで、その先輩の真価が発揮されました。

プロジェクト開始時の細かな要望や、途中での変更点をすべて記録していたおかげで、クライアントとのトラブルを未然に防ぐことができたのです。

さらに、過去のメモを基に改善提案を行い、業務プロセスの効率化にも成功しました。

結果として、部長の評価は一変。

「メモを取ることは悪いことではない。大切なのは、その情報をどう活用するか」と考えを改めたのです。

この経験から、効果的なメモの取り方と活用方法の重要性を学びました。

それ以降、こまめにメモを取るようにし、相手と共有するようにしています。

まとめ

メモを取ることへの否定的な意見は、迅速な判断の遅れや会話の中断、集中力の分散など、一見もっともな理由に基づいています。

しかし、実際には多くの社会人が、メモを取ることで高いパフォーマンスを実現しているのです。

彼らは重要な情報を逃さず、タスクを適切に管理し、考えを整理して情報共有を円滑に行っています。

メモを取る人に見られる几帳面さ、細部への気配り、計画性、責任感の強さ、確かな自己管理能力は、ビジネスにおいて重要な資質なのです。

重要なポイントを視覚的に整理し、自分の言葉で書き留め、目的に応じて分類することで、メモは強力なビジネスツールとなります。

たとえメモを取ることに否定的な意見を受けても、デジタルツールの活用や状況に応じた使い分けによって、周囲との関係を維持しながら情報管理は可能です。

結局のところ、メモは使い方次第で、仕事の質を大きく向上させるといっても過言ではありません。

メモ嫌いな人の批判は気にせず、効果的にメモを活用しましょう。