ワード・エクセルができない事務でも大丈夫？求められるスキルと対処法

ワードやエクセルができないと、事務職に就くのは難しいと感じますよね。

周りがスムーズに作業していると、自分もできるようにならなくてはと焦ってしまうし、スキル不足が不安になる気持ちわかります。

できることなら、スキルがなくても自信を持って事務の仕事に取り組みたいですよね。

実は、ワードやエクセルが苦手な状態でも働ける事務職はあります。

ワードやエクセルのハードルが低くなれば、スキルが足りなくても問題ありません。

そこで今回は、「ワード・エクセルができない場合の対処法と働き方」をご紹介します。

安心して働ける職種や方法を見つけて、悩みを解消していきましょう。

ワード・エクセルが必要な事務職

事務職にはさまざまな種類があり、仕事の内容によって求められるスキルも異なります。

ここでは、ワード・エクセルが特に重要とされる職種について解説します。

一般事務

一般事務は、オフィス内でのサポート業務全般を担当し、電話応対や書類作成、データ入力などを行います。

日々の業務を円滑に進めるため、ワードでの文書作成やエクセルでのデータ管理の基本操作が必要とされます。

たとえば、エクセルを使って在庫リストやスケジュールを管理することで、効率よく業務を進められます。

製造業や建設業、IT企業などで、「一般事務」として募集されることが多いでしょう。

営業事務

営業事務では、顧客情報の管理や見積書の作成が求められます。

これらの業務を効率的に行うため、ワードやエクセルの操作が必要です。

営業活動のサポートを行う際には、正確で迅速な処理が重要です。

たとえば、エクセルで顧客リストを整理することで、取引情報を管理しやすくなります。

ワード・エクセルの基本スキルがあると、業務がスムーズに進むでしょう。

経理事務

経理事務では、経費や収支の管理を行うため、エクセルを使用する機会が多くなります。

数式や関数を活用することで、正確なデータ処理が可能になります。

経理の業務には、計算ミスを避けるための丁寧さが求められるのです。

具体的には、エクセルで収支表を作成し、会社の経済状況を視覚的に管理する方法がよく用いられます。

エクセル操作に慣れていることで、経理の業務効率が上がるでしょう。

人事・総務

人事・総務の業務では、従業員データの管理や社内文書の作成が主な仕事です。

ワードで文書を作成する機会が多く、エクセルでデータを管理するスキルも求められることがあります。

従業員の情報を取り扱うため、整理と正確さが欠かせません。

たとえば、ワードで社内の規則文書を作成し、重要な情報を伝えやすくする場面があります。

ワードとエクセルを使いこなせることで、業務が円滑に進むでしょう。

ヘルプデスク

ヘルプデスクでは、社内や顧客からの問い合わせ対応を行います。

対応履歴を記録する際や、報告書を作成する際にワード・エクセルが必要です。

問い合わせ内容を整理し、報告を行うことが求められます。

具体的には、エクセルを使って問い合わせ件数を記録し、集計する方法が一般的です。

ワードやエクセルを活用することで、問い合わせ対応がより効果的に行えるでしょう。

仕事で求められるワードのレベル

事務職でワードが必要な場面は多く、基本的な操作から応用まで幅広いスキルが求められます。

ここでは、業務でよく使われるワードのスキルについて紹介します。

基本操作

ワードの基本操作は、文章作成や編集の際に欠かせないスキルです。

簡単な報告書やメモを作成するため、基本的な文字入力や保存方法を理解することが重要です。

たとえば、文字の大きさや色を変更したり、段落を整える機能を使うことで、見やすい文書を作成できます。

基本操作をマスターしておくことで、スムーズに業務に取り組めるでしょう。

フォーマットの設定

フォーマットの設定は、文書を見やすく整えるために必要なスキルです。

仕事では社内の基準に沿ったフォーマットが求められることが多く、ワードでレイアウトを統一することで、他の人が理解しやすい文書を作成できます。

具体的には、ページ番号の設定や見出しのフォントサイズの調整などがあります。

フォーマット設定のスキルがあると、読みやすい文書を作成できるでしょう。

表の作成

業務の内容によっては、表を使用してデータを整理することが求められます。

表を使うと情報が視覚的に整理され、データが理解しやすくなるのです。

たとえば、商品リストや進捗管理表をワードで作成し、必要な情報を簡単に確認できるようにすることができます。

表作成のスキルがあると、効果的に情報を伝えることができるでしょう。

文書の校正

文書の校正スキルは、正確で誤字脱字のない文書を作成するために欠かせません。

特に外部に送る文書や正式な書類の場合、内容の確認が重要です。

具体的には、ワードの校正機能を使って誤字をチェックし、文章の読みやすさを向上させることが可能です。

文書の校正ができることで、信頼性の高い文書を作成できるでしょう。

テンプレートの活用

テンプレートを活用すると、作業の効率が向上します。

社内の定型文書をもとにテンプレートを使えば、フォーマットを一から作成する手間が省けるのです。

たとえば、請求書や報告書などをテンプレートから作成することで、短時間で必要な文書を作成できます。

テンプレートを活用できると、効率よく作業を進められるでしょう。

仕事で求められるエクセルのレベル

エクセルは事務職に欠かせないツールであり、さまざまな業務で使用されます。

ここでは、事務職でよく求められるエクセルのスキルについて説明します。

基本操作

エクセルの基本操作は、データ入力や表の作成など、日常業務に欠かせないスキルです。

基本的な操作をマスターしておくことで、効率的にデータを管理できます。

たとえば、行や列を追加する、セルに色をつけて視覚的にデータを整理するなどの操作が必要です。

基本操作が身についていると、スムーズにデータ管理を行えるでしょう。

数式と関数の利用

数式や関数を使うことで、データの集計や計算が簡単にできます。

エクセルには多くの関数が備わっており、事務作業で頻出する計算が効率よく行えます。

具体的には、SUM関数で数値を合計したり、IF関数を使って条件別のデータを処理することが一般的です。

数式や関数が使いこなせると、複雑なデータ処理も簡単に行えるでしょう。

データの整理とフィルタリング

データを効率的に整理し、必要な情報をすぐに抽出できるようにすることが重要です。

フィルタ機能を使うと、特定の条件に合うデータだけを表示できるため、情報の検索が効率化されます。

たとえば、膨大な顧客リストから特定地域の顧客のみを抽出することができます。

フィルタリングを使いこなすことで、業務がさらに効率的に進むでしょう。

グラフの作成

データを視覚的にわかりやすく伝えるために、グラフの作成スキルが役立ちます。

グラフを使うことで、データの傾向や比較が一目でわかり、報告書やプレゼンテーションにも効果的です。

たとえば、月別の売上データを棒グラフにして表示することで、売上の推移を直感的に理解できます。

グラフ作成スキルがあると、データの伝達がスムーズになるでしょう。

ピボットテーブルの活用

ピボットテーブルは、大量のデータを簡単に集計し、分析するための便利な機能です。

データをドラッグ＆ドロップで集計し、特定の観点から簡単に分析できます。

たとえば、商品ごとの売上を集計したり、月ごとの変動を確認することができます。

ピボットテーブルを活用することで、データの分析が効率化されるでしょう。

ワード・エクセルができないときの対処法

ワードやエクセルのスキルが足りないと感じた場合でも、独学やサポートを活用することで、基礎から応用までのスキルを習得することが可能です。

ここでは、習得に役立つ対処法についてご紹介します。

オンライン動画で学ぶ

オンライン動画は、スキマ時間を活用して学べる便利な学習方法です。

動画で視覚的に手順を確認できるため、わかりやすく効率的にスキルを身につけられます。

たとえば、動画プラットフォームで「エクセルの基本操作」などのチュートリアルを視聴することで、初めての人でも理解しやすくなります。

オンライン動画を活用することで、時間や場所に縛られずに学習を進められるでしょう。

書籍やマニュアルを読む

書籍やマニュアルは、体系的に学ぶのに適しています。

特に、具体的な例をもとにした説明が多いため、必要なときに知識を確認しやすいという利点があります。

たとえば、「初心者向けワード・エクセルの入門書」を活用し、基本的な操作方法から順に学習することが効果的です。

書籍やマニュアルを読むことで、理解を深めながら学べるでしょう。

職場の研修を受ける

職場によっては、ワードやエクセルの研修を行っている場合があります。

実務に必要なスキルを体系的に学べるため、業務に即した操作方法が身につきやすいのがメリットです。

たとえば、会社のパソコン研修に参加してエクセルの基本や応用を学ぶことができます。

職場の研修を受けることで、業務に必要なスキルを効率よく習得できるでしょう。

同僚に教えてもらう

同僚に教わるのも、実務に直結したスキルを学ぶのに有効です。

分からない部分をすぐに質問できるため、独学では解決しにくい疑問も解消しやすくなります。

たとえば、日常的にエクセルを使う同僚に具体的な操作方法を教えてもらうと、効率よく習得できます。

業務で分からないことがあれば、遠慮なく同僚に相談してみるとよいでしょう。

既存のテンプレートを使う

ワードやエクセルのテンプレートを使うことで、基礎スキルがなくても必要な文書やデータを作成できます。

テンプレートを使うと、ゼロから作成する手間が省け、短時間で文書が完成するのです。

たとえば、エクセルの「売上表テンプレート」を活用することで、簡単にデータ管理ができます。

既存のテンプレートを使うことで、手軽に業務を進められるでしょう。

ワード・エクセルができなくてもできる事務仕事

ワードやエクセルが苦手でも、事務職で活躍できる業務はたくさんあります。

ここでは、比較的スキルが必要とされない事務職をいくつかご紹介します。

カスタマーサポート

カスタマーサポートでは、主に電話やメールで顧客対応を行うため、ワードやエクセルを使う機会が少ない職種です。

対応の丁寧さや、顧客ニーズに応じた迅速なサポートが求められることが多く、コミュニケーションスキルが重要視されます。

たとえば、問い合わせの回答をスムーズに行い、顧客の疑問や不満を解消する役割です。

ワードやエクセルの操作が不安でも、顧客対応に自信があれば十分活躍できるでしょう。

法務事務

法務事務では、契約書の管理や内容確認が主な業務であり、ワードやエクセルの操作が頻繁に求められることは少ないです。

法律に関する基本的な知識や、正確な書類管理能力が重要視されるため、細やかな作業が得意な方に向いています。

たとえば、契約書のファイリングや、更新期限の管理を行うなどの業務があります。

法律知識があれば、ワードやエクセルのスキルがなくても活躍できるでしょう。

不動産事務

不動産事務は、物件に関する情報管理や契約書類の処理が中心で、日常的に複雑なエクセル操作を求められることは少ないです。

不動産の基本的な知識や、物件情報の取り扱いに慣れることが優先されます。

具体的には、物件の問い合わせ対応や書類準備をサポートする業務が含まれます。

不動産に関する知識が身につくため、ワードやエクセルが苦手でも問題なく仕事に取り組めるでしょう。

配送センターの事務

配送センターの事務職は、商品の入出荷管理や在庫確認が主な業務で、エクセルを使う場合でも基本的な操作で対応できます。

物品の管理や、出荷予定の確認など、現場との連携が重要です。

たとえば、在庫データを確認し、必要な物品がきちんと揃っているかをチェックする業務があります。

ワードやエクセルの高度な操作は求められないため、物品管理に興味があれば活躍しやすいでしょう。

イベントアシスタント

イベントアシスタントでは、イベントの企画や運営補助を行うため、書類作成よりも準備や当日の運営サポートが重要です。

イベントの流れや人員配置の管理が主な役割で、柔軟な対応力が求められます。

例として、イベント当日の受付対応や、必要な備品の準備を行う業務が含まれます。

イベント全体をサポートする役割のため、ワードやエクセルのスキルがなくても問題なく働けるでしょう。

ワード・エクセルができなかった人の克服事例

ワードやエクセルが苦手だった人が、どのようにして必要なスキルを身につけていったのかを紹介します。

事例を参考にして、学びの過程や克服のポイントを見ていきましょう。

中途入社のAさん（29歳）

Aさんは、前職で事務経験がなかったため、ワードとエクセルの操作に自信が持てませんでした。

しかし、入社後すぐに、オンライン講座を受講し、基本操作を習得。

特にエクセルの関数や表作成に苦手意識がありましたが、実際の業務での使用を通じて少しずつ慣れていきました。

顧客データの整理にエクセルを使うことで、効率よく業務をこなすことができるようになったとのこと。

今では、資料作成もスムーズに行えるようになり、チームの信頼を得るまでになりました。

総務部のBさん（45歳）

Bさんは、長年の経験があるものの、ワードとエクセルに関しては基本的な操作しかできませんでした。

このままではいけないと思い、職場の研修に参加してスキルを身につけたのです。

具体的には、ワードでの文書フォーマットやエクセルでのデータ分析の方法を学びました。

特に、エクセルではピボットテーブルの使い方を習得し、業務報告の効率が飛躍的に向上したそうです。

現在では部内の資料作成の指導も行い、他のメンバーからも頼りにされています。

経理部新入社員のCさん（23歳）

Cさんは大学を卒業したばかりで、経理部に新入社員として入社しましたが、ワードとエクセルの操作に不安を抱えていたとのこと。

入社初日から先輩社員の指導を受けながら、必要なスキルを短期間で習得しました。

たとえば、経費精算書をエクセルで作成する際、先輩から具体的なテンプレートを教えてもらい、すぐに実践できるようになったそうです。

わからないことがあればすぐに質問する姿勢を持ち続け、今ではエクセルの関数を駆使して業務をこなす自信を持つようになりました。

事務職のワード・エクセルに関する疑問

事務職ではワードやエクセルのスキルが求められることが多いため、スキルに不安を感じる方も多いでしょう。

ここでは、事務職に関するワード・エクセルについての疑問を解消します。

事務職はワードとエクセルどっちをよく使う？

事務職では、エクセルを使用する機会のほうが多い傾向にあります。

業務においてデータの管理や集計が頻繁に行われるため、エクセルを使って効率的に処理するケースが一般的です。

たとえば、売上管理や在庫の数値管理などをエクセルで行い、データを視覚的に整理します。

エクセルの使用頻度が高いとはいえ、ワードも使うことがあるため、基本的な操作が身についていると安心でしょう。

事務職でエクセルできない人は多い？

エクセルが苦手な事務職の方も多く、特に関数や複雑なデータ処理に自信がない方が少なくありません。

基本的な入力や表作成ができれば問題ない業務も多いため、入社後に少しずつスキルを伸ばす方も多いようです。

具体的には、数値の合計を出すSUM関数や簡単なフィルタリングなど、必要な場面に応じて学んでいくことが一般的です。

完璧なスキルでなくても、実務を通じてスキルを磨くことが可能でしょう。

ワード・エクセルの使い方が初心者でも採用される？

ワードやエクセルが初心者でも、採用されるケースは少なくありません。

事務職の中には、業務を通じてスキルを身につける機会が用意されている職場も多く、入社時点での高いスキルは必須ではない場合が多いです。

たとえば、簡単な入力や表の作成ができれば問題ない業務や、業務に必要な部分だけを研修で習得できる環境もあります。

基礎を身につける意欲があれば、初心者でも安心して応募できるでしょう。

ワード・エクセルの基本操作が独学でもいい？

ワード・エクセルの基本操作は、独学でも十分に習得可能です。

書籍や動画教材を使って基礎から学ぶことで、業務で必要な操作を効率よく身につけることができます。

たとえば、オンライン動画で学びながらエクセルの表を作成する練習をするなど、独学で取り組むことで自分のペースで学習できます。

独学でも基本操作を身につけておくと、就職後の業務で役立てることができるでしょう。

個人でもワード・エクセルを購入した方がいい？

個人でワード・エクセルを購入することで、就職前から基本操作を練習でき、安心して業務に取り組めます。

仕事で求められる操作に慣れるため、自己投資として購入を検討する方も多いです。

たとえば、エクセルで表や簡単な関数の使用練習をしておくと、実務でもスムーズに対応できるようになります。

基礎を身につけておくことで、入社後も安心して仕事に取り組めるでしょう。

まとめ

ワードやエクセルのスキルに自信がなくても、事務職として働く道は多くあります。

たとえば、ワードやエクセルの基本操作が求められる職場であっても、オンライン動画や書籍、職場の研修を活用することで、効率よくスキルを身につけられます。

また、カスタマーサポートや法務事務、不動産事務といった、ワードやエクセルの操作が少ない事務職も選択肢に入れることで、スキル不足の不安を減らせるでしょう。

ワード・エクセルを使う職場は多いものの、スキルがないから事務職ができないわけではありません。

必要な部分を少しずつ習得しながら働ける職場もあるし、周囲のサポートやテンプレート活用など、対処法も豊富です。

ワードやエクセルのスキルに悩んでいる今こそ、自分に合った働き方を見つけて、自信を持って前に進んでいきましょう。